Sie können verschlüsselte E-Mails auch an externe Empfänger senden, die keine Benutzer der Groupware sind. Beim Hinzufügen eines externen Empfängers prüft Guard, ob für diese E-Mail-Adresse ein öffentlicher Schlüssel verfügbar ist. Je nach Resultat verwendet Guard unterschiedliche Verfahren zum Senden der verschlüsselten E-Mail:
Wenn ein öffentlicher Schlüssel des Empfängers gefunden wird:
Die Nachricht wird mit diesem Schlüssel verschlüsselt gesendet. Der Empfänger kann die Nachricht mit Hilfe seines privaten Schlüssels lesen.
Wenn kein öffentlicher Schlüssel gefunden wird:
Wenn der Externe Benutzer bereits ein Gastkonto besitzt, erhält er eine E-Mail mit dem Link zu der Anmeldeseite für sein Gastkonto. Nachdem er sich angemeldet hat, kann er die verschlüsselte E-Mail auf der Gastseite lesen. Bei Bedarf kann er dort die E-Mail verschlüsselt beantworten.
Wenn kein Gastkonto vorhanden ist, wird ein Gastkonto angelegt. Der externe Empfänger erhält eine E-Mail, die einen Link zur Gastseite und ein automatisch erzeugtes Passwort enthält. Auf der Gastseite meldet er sich an. Anschließend kann er ein eigenes Passwort anlegen.
Je nach Konfiguration werden das automatisch erzeugte Passwort und der Link zur Gastseite mit separaten E-Mail gesendet.
Je nach Konfiguration werden die E-Mails von Gastkonten nach einer bestimmten Anzahl von Tagen vom Server gelöscht.
Ein externer Empfänger kann die verschlüsselte E-Mail verschlüsselt beantworten. Er kann dabei aber keine weiteren Empfänger hinzufügen.
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Übergeordnetes Thema: E-Mail-Kommunikation verschlüsseln